A hagyományos üzleti levél sokkal szabályosabb formát követel meg, mint modern megfelelője. Míg a papír alapú levél esetén elsősorban a fegyelmezettség a követelmény, addig a digitális forma esetén egyre inkább előtérbe kerül a hatékonyság.
Persze meg kell különböztetnünk a baráti és az üzleti email üzenetet. Néhány szabályt érdemes betartani itt is, de jellemzően több a mozgásterünk.
Tipikus hibák, amelyeket egy angol üzleti levél megírásakor elkövethetsz
Ne használj köznyelvben használt kifejezéseket, inkább tényszerűen közöljük az információkat.
Semmiképp se írj olyat, hogy kirúgta a plafont a részvényárfolyam, inkább azt írd, hogy a cég részvényeinek értéke elérte a 21.3$-os szintet.
Az üzleti levél, főként angol nyelven, a tiszteletkörök megtartásáról is szól. Sokkal nehezebben fogod elérni, hogy az üzleti partner komolyan vegyen, ha komolytalan hangnemet követsz.
A lazaság mindenképpen eleme a digitális kornak, de semmiképp ne vidd túlzásba.
Óvatosan a humorral
Nem mindenki nyitott a poénkodásra/viccelődésre az üzleti életben, és ezt tartsd is tiszteletben. Az üzleti levél célja mindig az, hogy megtaláld a közös hangot az üzletfelekkel, akiket valószínűleg még nem ismersz közelről, nem tudod, hogyan reagálnak.
Az üzleti levél formája egyfajta védelmet nyújt, hiszen ha követed az egyébként íratlan szabályokat, azzal senkit sem sértesz meg és mindenképpen pozitív benyomást fogsz kelteni.
Az angol üzleti email elemei
Az angol üzleti email felépítése ugyanazt a formát követi, mint egy normál email, mégis jobban kell ügyelni az egyes elemekre.
Címzett(ek)
Fontos, hogy jól használd az email címzettjeinek státuszát. A levél címzettje legyen az, akinek a konkrét üzenet szól. Ha valakinek még értesülnie kell a levelezés tényéről, de nem vesz részt aktívan a beszélgetésben, kerüljön másolatba a címe.
A címzettek között pedig véletlenül se szerepeljen olyan, akinek nincs köze a levelezéshez. A további címzettek bármikor válaszolhatnak, mert lehet hogy nem értik, miért kapták ezt a levelet, ami egy kommunikációs zűrzavarhoz fog vezetni.
Készülj úgy, hogy az esetleges kérdéseket ugyanarra a levélre válaszolva fogjátok megvitatni a későbbiekben is.
Tárgy
Maga a tárgysor jelentősen eltér a hagyományos üzleti levéllel szemben, itt egy mondatban fogalmazzuk meg, mi is vár a címzettre ha megnyitja a levelet.
Legyen egyértelmű és írja körül, miről is fog szólni a levél. A magyarral ellentétben az angol nyelv sokkal több lehetőséget ad a személytelen, mégis informatív tárgysorokhoz. Ugyanakkor maradjon figyelemfelkeltő is, hiszen a másik fél valószínűleg sok levelet kap, amelyek egy részére nem fog válaszolni.
Használjunk egyértelmű státuszokat:
- Changes to [szolgáltatás, szerződés pontos megnevezése]
- Fix it! [javítandó hiba összefoglalása]
- Reminder: [mire kell emlékeznie a másik félnek]
- Information: [miről kap információt a másik fél]
Megszólítás
Az angol üzleti levélben a megszólítást jellemzően a Dear Mr. Családnév vagy a Dear Sir/Madam formában szokás használni. Ez attól is függ, hogy ismered-e a címzettet.
Amennyiben ismered a címzettet, szólítsd meg a családnevén, pl. Dear Mr. Kovacs
Ha nem ismered, használhatod az egyszerűbb formát.
Az üzenet
Jusson eszedbe, hogy a másik fél valószínűleg elfoglalt, nincs ideje hosszú eszmefuttatásokat olvasni, ezért a leírtak legyenek lénygre törőek, tömörek, és egyértelműen derüljön ki belőlük, hogy a másik félnek van-e teendője.
A levélnek inkább összefoglaló, összesítő jellege legyen.
Elköszönés
Érdemes a levelet lezárni úgy, hogy abból kiderüljön, milyen cselekvést várunk a másik féltől. Íme néhány példa:
Ha választ várunk a levélre, írjuk bele: I look forward to your reply
Ha arra bátorítjuk a másik felet, hogy nyugodtan kérdezhet, szívesen válaszolunk a kérdésére: Please, do not hesitate to contact me should you require further information.
Szeretnél profi angol üzleti levelet írni?
Az üzleti levelezés az üzleti angol nyelvtanfolyamokon is előkerül és kellően kimerítő tudást adunk át ezzel kapcsolatban. Garantáljuk, hogy ha el tudod sajátítani a képzésen elhangzottakat, profi levelezővé alakítunk.
További BLOG bejegyzések